UniverSIS

Η Εκκίνηση

Η ιδέα της ανάπτυξης μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας ενός πληροφοριακού συστήματος που θα μπορούσε να εξυπηρετήσει όλες τις ανάγκες ενός εκπαιδευτικού ιδρύματος της Γ’ βάθμιας εκπαίδευσης στην Ελλάδα, γεννήθηκε από την εποχή που τα περισσότερα πανεπιστήμια της χώρας χρησιμοποιούσαν μία γηράσκουσα εμπορική εφαρμογή της οποίας η ανάπτυξη και εξέλιξη είχε σταματήσει. Τα προβλήματα που διαπιστώνονταν στην καθημερινή χρήση της ήταν ποικίλα, από ανοιχτά θέματα ασφάλειας που εξέθεταν τα κρίσιμα δεδομένα των ιδρυμάτων σε κίνδυνο παραποίησης, μέχρι θέματα ευχρηστίας από σύγχρονες συσκευές σε ένα ραγδαία αναπτυσσόμενο τεχνολογικό τοπίο και θέματα απόκρισης σε απαιτήσεις εξυπηρέτησης μεγάλων ομάδων χρηστών σε περιόδους δηλώσεων και βαθμολογιών. Το σοβαρότερο όμως πρόβλημα ήταν η κλειστή λειτουργία της εμπορικής εφαρμογής, που απέκλειε τόσο την άντληση πληροφοριακών δεδομένων για εμφάνιση εκτός της εφαρμογής, όσο και τη διασύνδεση με άλλα ιδρυματικά πληροφοριακά συστήματα που γίνονταν όλο και πιο επιτακτική.

Πρόδρομες προσπάθειες για την αντικατάσταση της εμπορικής λύσης ξεκίνησαν στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης (ΑΠΘ) ήδη από το 2015. Αρχικά, με συντονισμένη προσπάθεια, οι 16 εγκαταστάσεις που συντηρούσε μέχρι τότε το ίδρυμα σε κατά τόπους Τμήματα και Σχολές μεταφέρθηκαν και συνενώθηκαν σε μία κεντρική εγκατάσταση και ιδρυματική βάση δεδομένων με τεράστιο όφελος στη συνέχεια για την καλή λειτουργία και επίβλεψη του συστήματος. Στη συνέχεια πετύχαμε γρήγορα τους εύκολους στόχους της αντικατάστασης του περιβάλλοντος φοιτητή και διδάσκοντα. Τα νέα front-end web applications, που τότε υλοποιούνταν ως server-side web εφαρμογές, παρείχαν βελτιωμένη ασφάλεια για πιθανή έκθεση των δεδομένων, καλύτερο χρόνο απόκρισης, σύγχρονο και φιλικότερο interface για τον τελικό χρήστη, και ενσωμάτωση νέων λειτουργιών που είχε τότε απόλυτη ανάγκη το ίδρυμα.

Το όραμα όμως παρέμενε για μία συνολική αντικατάσταση της παλιάς εμπορικής εφαρμογής στο περιβάλλον Γραμματείας και κυρίως της βάσης δεδομένων που είχε παγειωμένο και περιορισμένο σχήμα. Στα τέλη του 2017 ξεκίνησε η επόμενη προσπάθεια για μία καλύτερα οργανωμένη και συνολική λύση που θα απευθύνονταν και σε άλλα ιδρύματα εκτός ΑΠΘ. Ακολούθησαν παρουσιάσεις στην ευρύτερη κοινότητα των ιδρυμάτων της GUNET με σκοπό την προσέλκυση και άλλων ιδρυμάτων στον νέο στόχο και τη στρατηγική συνεργασία στο ριψοκίνδυνο εγχείρημα της επένδυσης ιδίων πόρων από τα ίδια τα ιδρύματα της Γ’Βάθμιας. Καταρτήστηκε οργανωμένο business plan και ακολούθησε ανοιχτή πρόσκληση για την κάλυψη κοινών αναγκών των πανεπιστημίων.

Ενδιαφέρον έδειξαν αρκετά ιδρύματα, αλλά το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης (ΔΠΘ) ανταποκρίθηκε ένθερμα στην πρόσκληση για συνεργασία με αυτοχρηματοδότηση. Τον Ιούνιο του 2018 ξεκίνησε η συνεργατική προσπάθεια μεταξύ ΑΠΘ και ΔΠΘ για την ανάπτυξη σύγχρονης συνολικής λύσης.

Οι βάσεις εξ αρχής μπήκαν πάνω σε αυτά τα χαρακτηριστικά που σηματοδότησαν την προσπάθεια:

  • Λογισμικό ανοικτού κώδικα δημόσια διαθέσιμου στο gitlab
  • Ανοιχτή ομάδα ανάπτυξης ως πυρήνας για μεταφορά τεχνογνωσίας εντός της κοινότητας των ιδρυμάτων της Γ’ βάθμιας
  • Αδειοδότηση που επιτρέπει και σε εμπορικούς παρόχους να προσφέρουν περιφερειακές λύσεις διασυνδεδεμένες με τον κύριο κορμό υπηρεσιών ηλεκτρονικής γραμματείας
  • Ελεύθερη χρήση που δεν περιορίζει την χρήση με αριθμό φοιτητών, τμημάτων, ή προγραμμάτων σπουδών
  • Αυξημένα χαρακτηριστικά ασφάλειας για λειτουργία, τόσο στο κομμάτι των internet facing εφαρμογών, όσο και στο κομμάτι των back office εφαρμογών γραμματείας, με λεπτομερή ιχνηλασιμότητα των ενεργειών και ψηφιακές υπογραφές για διασφάλιση των κρίσιμων δεδομένων βαθμολογίας και πιστοποιητικών
  • Υποστήριξη σύγχρονων headless browser-based εφαρμογών με μοντέρνο UI και responsive διεπαφές που προσαρμόζονται σε όλες τις συσκευές από desktop μέχρι κινητά
  • Υποστήριξη πολυγλωσσικότητας εκ σχεδιασμού
  • Ευέλικτο και ανοιχτό API ως υποδομή microservices για εύκολη διασύνδεση με τρίτες εφαρμογές

Σήμερα

Η ομάδα ανάπτυξης στελεχώνεται από συνεργάτες με πολυετή εμπειρία στον χώρο των εφαρμογών ηλεκτρονικής γραμματείας και νεότερους προγραμματιστές που συνεισφέρουν τα δύο ιδρύματα. Η κατανεμημένη ομάδα προγραμματιστών δουλεύει με τεχνικές agile, προγραμματισμό με backlog από features, εβδομαδιαία sprints και εβδομαδιαίες συναντήσεις των developers.

Η ομάδα υποστήριξης στελεχώνεται από προσωπικό των ιδρυμάτων μας που παρέχουν υποστήριξη δευτέρου επιπέδου και στις ίδιες τις Γραμματείες μας. Η εμπειρία τους ξεκινά από την υποστήριξη των προηγούμενων λύσεων ηλεκτρονικής γραμματείας και επεκτείνεται στην σημερινή λύση, προσφέροντας πολύτιμη συγκριτική άποψη για τις λειτουργικότητες συστημάτων σε βάθος 15 ετών.

Ολοκληρώνοντας τον πρώτο κύκλο ανάπτυξης τον Μάιο του 2021 φτάσαμε στη διάθεση των τριών βασικών εφαρμογών

  • Εφαρμογή φοιτητή student
  • Εφαρμογή διδάσκοντα teacher
  • Εφαρμογή υπαλλήλου γραμματείας registrar

αναβαθμίζοντας ταυτόχρονα τη λειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής γραμματείας με διαδικασίες που επιταχύνουν το workflow σε κρίσιμες και χρονοβόρες μέχρι σήμερα εργασίες, όπως οι ορκωμοσίες και η παραγωγή αδιάβλητων (tamper-proof) πιστοποιητικών, μειώνοντας τον φόρτο εργασίας των Γραμματειών και το περιθώριο σφαλμάτων. Οι εφαρμογές συνοδεύονται από ένα σύστημα διαχείρισης χρηστών που ρυθμίζει, τα θέματα δικαιωμάτων πρόσβασης, καλύπτει φοιτητές, διδάσκοντες και διοικητικό προσωπικό και συνεργάζεται με τις υπηρεσίες καταλόγου του ιδρύματος.

Η λύση καλύπτει τις σημερινές ανάγκες ιδρυμάτων της Γ’ βάθμιας εκπαίδευσης, αλλά ταυτόχρονα είναι και εύκολα επεκτάσιμη σε νέους τομείς δραστηριότητας, που αναδεικνύονται ως επόμενα ζητούμενα. Ήδη επεκτείνουμε τις λειτουργίες σε δύο επόμενες κατευθύνσεις, την κινητικότητα φοιτητών και το σύστημα διαχείρισης ποιότητας.

Το deployment του συστήματος μπορεί να γίνει, είτε σε υποδομές εντός του ιδρύματος, είτε να φιλοξενηθεί σε υποδομές cloud παρόχων, όπως το ΕΔΥΤΕ και το GUNET, ανάλογα με τις απαιτήσεις του ιδρύματος, ενώ ελεύθερη επιλογή παραμένει και η τοποθέτηση της βάσης δεδομένων με τα ιδρυματικά ευαίσθητα data.

Η αρχιτεκτονική του συστήματος υποστηρίζει με φυσικό τρόπο τεχνικές clustering (δυνατότητες scale out) για υποστήριξη μεγάλου φόρτου από συστοιχία API servers, που με τη stateless λειτουργία τους, δεν απαιτούν κάποια ιδιαίτερα περίπλοκη εγκατάσταση. Τεχνικές CI/CD για αυτοματοποιημένο deployment αξιοποιούνται για την τακτική ενημέρωση των εγκαταστάσεων παραγωγής σε εβδομαδιαία βάση, καθώς προχωράει η ανάπτυξη των νέων χαρακτηριστικών.

Η αναβαθμισμένη ασφάλεια του συστήματος και οι ψηφιακές υπογραφές με χρονοσήμανση των πιστοποιητικών ανεβάζουν πολύ ψηλά τον πήχη σε σχέση με τα μέχρι πρόσφατα αποδεκτά επίπεδα διασφάλισης που απολάμβαναν οι Γραμματείες των Τμημάτων.

Τεχνολογικά, οι νέες εφαρμογές καθώς και το νέο υποκείμενο data model είναι υλοποιημένες σε γλώσσα javascript/typescript, με χρήση του Angular framework στο front-end και nodejs/express στο backend. Στο αποθετήριο κώδικα του UniverSIS στο Gitlab έχουν δημιουργηθεί δεκάδες sub-projects με όλα τα θέματα που απασχόλησαν την ομάδα ανάπτυξης μέχρι σήμερα, από custom modules κώδικα που εφαρμόζουν εξειδικευμένους κανόνες πάνω στις δηλώσεις μαθημάτων, μέχρι εργαλεία ψηφιακών υπογραφών που λειτουργούν σε όλα τα λειτουργικά συστήματα τελικού χρήστη και με διαφορετικούς browsers. Τα προβλήματα που διαπιστώνονται από τη λειτουργία στα συστήματα παραγωγής καταγράφονται επίσης δημόσια σε issues, μέσω των οποίων παρακολουθούμε και την επίλυσή τους. Οι συνεισφορές των contributors σε κώδικα για την αρχική υλοποίηση, βελτίωση και διόρθωση των εφαρμογών, αλλά και του API, κατατίθενται σε Merge Requests (MR). Ο αριθμός των contributors στον κώδικα ξεπερνάει τους 20 μέχρι σήμερα.

Σε Λειτουργία

Η εγκατάσταση και λειτουργία της νέας αυτής λύσης έγινε αρχικά στο ΑΠΘ και στο ΔΠΘ, ήδη από τον πρώτο χρόνο ανάπτυξης. Στη συνέχεια υιοθετήθηκε από αρκετά ιδρύματα. Σήμερα εγκαταστάσεις σε λειτουργία παραγωγής βρίσκονται σε

όπου εξυπηρετεί δεκάδες Τμήματα, εκατοντάδες προγράμματα σπουδών και δεκάδες χιλιάδες φοιτητές, ενώ δείχνει ήδη τα οφέλη σε ευελιξία, ευχρηστία και ταχύτητα απόκρισης.

Επιπλέον, η ανάγκη μας να διατηρήσουμε σε παράλληλη λειτουργία παλαιό και νέο σύστημα ηλεκτρονικής γραμματείας, για το μεγάλο χρονικό διάστημα της ανάπτυξης, μας οδήγησε σε εξέλιξη εργαλείων που προσφέρουν μεγάλα πλεονεκτήματα σε ιδρύματα που επιθυμούν να μεταβούν από την κλειστή εμπορική λύση στη νέα. Αξιοποιώντας τεχνικές βάσεων δεδομένων που επιτρέπουν ενημέρωση των legacy data tables ταυτόχρονα με την abstracted λειτουργία των νέων data models σε καινούργια βάση δεδομένων, δίνουμε την ευελιξία στα ιδρύματα να

  • Εισάγουν σταδιακά τις νέες εφαρμογές για κάθε κατηγορία χρηστών τους ανεξάρτητα
  • Εκπαιδεύσουν το προσωπικό γραμματειών σε βάθος χρόνου, πριν την οριστική μετάβαση
  • Αποφύγουν πιεστικές προθεσμίες οριστικής μετάπτωσης συστημάτων

Με αυτό τον τρόπο η μετάβαση από τα υφιστάμενα συστήματα στο UniverSIS γίνεται σταδιακά, με παράλληλη λειτουργία των δύο συστημάτων και ελεγχόμενη διαδικασία προσαρμογής και μεταφοράς των δεδομένων, λαμβάνοντας υπόψη τα χρονοδιαγράμματα μετάβασης που επιθυμεί κάθε Ίδρυμα.

Επίσης από τις αρχές του 2021, το UniverSIS εγκαταστάθηκε και λειτουργεί με επιτυχία ως κύριο σύστημα Γραμματείας (Virtual University Registrar System) για δράσεις κινητικότητας με κοινά προγραμμάτων σπουδών μεταξύ 8 ευρωπαϊκών πανεπιστημίων της κοινοπραξίας EPICUR στο πλαίσιο του European Universities Initiative (EUI).