Λειτουργίες

Η πλατφόρμα UniverSIS εξυπηρετεί 3 διαφορετικές ομάδες χρηστών μέσα από τις εφαρμογές της: Φοιτητές, Διδάσκοντες και Διοικητικούς Υπαλλήλους, είτε της Γραμματείας Τμήματος, είτε κεντρικά του Ιδρύματος. Ακολουθεί μία συνοπτική περιγραφή για το περίγραμμα και το εύρος των λειτουργών που παρέχονται.

Ακαδημαϊκά Τμήματα, Μαθήματα και Διδάσκοντες

Βασική οργανωτική μονάδα για την διαχείριση των μαθημάτων και των διδασκόντων είναι το Ακαδημαϊκό Τμήμα. Το προσωπικό της Γραμματείας του Τμήματος καταχωρεί τα μαθήματα που προσφέρει το Τμήμα ανεξαρτήτως προγράμματος σπουδών, ορίζει τα βασικά χαρακτηριστικά τους και τα αναθέτει σε υπεύθυνο διδάσκοντα. Επίσης, μαθήματα ενός Τμήματος μπορούν να μοιράζονται και σε άλλα Τμήματα, όπως αντίστοιχα και οι Διδάσκοντες να συμμετέχουν σε διδασκαλίες μαθημάτων άλλων Τμημάτων. Υποστηρίζεται επίσης η καταγραφή ιστορικού της εξέλιξης του Τμήματος σε βάθος χρόνου, ώστε να καταγράφονται τίτλοι και διατελέσαντες πρόεδροι σε κάθε περίοδο και να εκδίδονται πιστοποιητικά σπουδών προσαρμοσμένα στο αντίστοιχο ακαδημαϊκό έτος.

Προγράμματα Σπουδών

Τα Τμήματα προσφέρουν επίσης Προγράμματα Σπουδών (ΠΣ) που οδηγούν σε λήψη Τίτλου Σπουδών σε επίπεδο προπτυχιακών, μεταπτυχιακών και διδακτορικών σπουδών. Το προσωπικό της Γραμματείας διαμορφώνει ΠΣ επιλέγοντας μαθήματα από τα συνολικά προσφερόμενα του Τμήματος ή και άλλων Τμημάτων και ορίζει τον τύπο τους σε υποχρεωτικά και επιλογής, το εξάμηνο διδασκαλίας τους, τα προαπαιτούμενα, τις διδακτικές μονάδες τους κ.α. Υποστηρίζονται κατευθύνσεις εντός του ΠΣ και ειδικές ομάδες μαθημάτων για να εφαρμόζονται ειδικοί κανόνες λήψης των μαθημάτων από τους φοιτητές ανάλογα με τις επιλογές τους. Κάθε ΠΣ μπορεί να έχει πολλαπλές εκδόσεις του, ανάλογα με τα έτη λειτουργίας του και οι φοιτητές μπορούν να εντάσσονται σε διαφορετικά ΠΣ ανάλογα με το έτος εγγραφής τους. Υποστηρίζονται απλά και σύνθετα μαθήματα (π.χ. μάθημα θεωρίας και μάθημα εργαστηρίου που συντίθενται σε ένα μάθημα με υπολογιζόμενο μέσο όρο), ενώ υπάρχει δυνατότητα αντικατάστασης μαθήματος με ισοδύναμό του στη διάρκεια του ΠΣ, ώστε να ικανοποιούνται οι κανόνες λήψης πτυχίου ακόμα και όταν καταργούνται μαθήματα και εισάγονται νέα.

Φοιτητές

Η εγγραφή των φοιτητών γίνεται πάντα στα πλαίσια ενός Προγράμματος Σπουδών (ΠΣ) που έχει συγκεκριμένους κανόνες λήψης πτυχίου. Παρόλα αυτά, σε ειδικές περιστάσεις μπορούν να εφαρμοστούν εξατομικευμένοι κανόνες για μεμονωμένους φοιτητές, με σκοπό να γίνει αναγνώριση μαθημάτων με βαθμό που υπολογίζεται ή όχι στο πτυχίο, ανάλογα με το προφίλ του φοιτητή (εισαγωγή από Πανελλήνιες ή Κατατακτήριες) και την ακαδημαϊκή του πορεία (συμμετοχή σε προγράμματα ανταλλαγής και λήψη ισοδύναμων μαθημάτων και διδακτικών μονάδων από τρίτο ίδρυμα). Καθώς η κατάσταση φοίτησης του κάθε φοιτητή αλλάζει στην πορεία των σπουδών του καταγράφεται το ιστορικό και οι μεταβολές (εγγραφές σε εξάμηνα, δηλώσεις μαθημάτων, αναβολή, διαγραφή). Η Γραμματεία έχει τη δυνατότητα επικοινωνίας με τον φοιτητή μέσω διαφορετικών καναλιών (email, SMS, μήνυμα εντός της εφαρμογής) και μπορεί να εξυπηρετεί τις αιτήσεις του διατηρώντας αρχείο όλης της επικοινωνίας και των πιστοποιητικών που του έχει εκδώσει και παραδώσει. Όλες οι λειτουργίες υποστηρίζονται για εξ αποστάσεως και μαζική εξυπηρέτηση, με ειδική μέριμνα για την ηλεκτρονική παράδοση πιστοποιητικών στους φοιτητές.

Τάξεις και Δηλώσεις Μαθημάτων

Με την έναρξη νέας ακαδημαϊκής περιόδου, η Γραμματεία δημιουργεί νέες Τάξεις για τα μαθήματα που θα διδαχθούν και κάνει την ανάθεση διδασκαλίας σε έναν ή περισσότερους διδάσκοντες. Επίσης κάθε Τάξη μπορεί να χωριστεί σε πολλά Τμήματα Τάξης, που προσφέρουν τη δυνατότητα στον φοιτητή να παρακολουθήσει το ίδιο μάθημα σε διαφορετικό χρόνο, χώρο και διδάσκοντα.

Στη συνέχεια η Γραμματεία ορίζει περίοδο δηλώσεων μαθημάτων, ετοιμάζει ανακοινώσεις και ανοίγει τη δυνατότητα στους φοιτητές να καταθέσουν τις προτιμήσεις τους βάσει των κανόνων (γενικών και εξατομικευμένων) που επιβάλει το ΠΣ τους για το εξάμηνο στο οποίο βρίσκονται. Υποστηρίζονται τόσο γενικευμένοι κανόνες δηλώσεων πάνω σε παραμέτρους των μαθημάτων, και των φοιτητών, όσο και κανόνες custom κατ’απαίτηση του Τμήματος με εκτέλεση κώδικα (custom listener) που ελέγχεται δυναμικά την ώρα της κατάθεσης μίας δήλωσης, είτε από τον φοιτητή, είτε από την Γραμματεία. Επίσης υπάρχει δυνατότητα για όρια τάξης που επιτρέπουν μόνο συγκεκριμένο αριθμό φοιτητών να εγγραφούν και επιλογές για αυτόματη ένταξη φοιτητή σε Τμήμα Τάξης με κανόνες, ή ένταξη με ελεύθερη επιλογή του. Η Γραμματεία μπορεί να προσυμπληρώνει δηλώσεις μαθημάτων φοιτητών με συγκεκριμένα μαθήματα, τα οποία να επιβεβαιώνει ο φοιτητής στη συνέχεια ότι επιθυμεί όντως να παρακολουθήσει, ενώ υπάρχει η δυνατότητα κάποια μαθήματα που έβαλε η Γραμματεία να είναι κλειδωμένα (υποχρεωτικά) για τον φοιτητή και κάποια ελεύθερα να τα αφαιρέσει αν δεν τα επιθυμεί.

Ο φοιτητής μπορεί να καταθέσει δήλωση μαθημάτων για τα μαθήματα που ενδιαφέρεται να παρακολουθήσει στην τρέχουσα ακαδημαϊκή περίοδο, επιλέγοντας από αυτά που του είναι διαθέσιμα. Το περιβάλλον δήλωσης μαθημάτων παρέχει ειδικές ευκολίες στον φοιτητή για την αναζήτηση των μαθημάτων, είτε με λέξη κλειδί, είτε με τύπο (υποχρεωτικά/επιλογής), είτε με εξάμηνο και η δήλωση μπορεί να αποθηκευτεί προσωρινά πριν την υποβολή της. Όσο η περίοδος δηλώσεων είναι ανοιχτή, οι φοιτητές μπορούν να αντικαθιστούν προηγούμενή τους δήλωση με νεώτερη, αφαιρώντας και προσθέτοντας μαθήματα. Επιπλέον υποστηρίζεται δήλωση κατεύθυνσης και ομάδας μαθημάτων με αυτόματη εμφάνιση στο εξάμηνο που προβλέπει το ΠΣ του φοιτητή με ταυτόχρονο έλεγχο όλων των προϋποθέσεων επιλογής τους. Έχει ληφθεί ειδική μέριμνα για ευχρηστία σε μικρές οθόνες συσκευών mobile που είναι δημοφιλείς στους φοιτητές.

Η τρέχουσα δήλωση μαθημάτων του φοιτητή είναι διαθέσιμη για έλεγχο και από τρίτα συστήματα, όπως του ΕΥΔΟΞΟΥ, που ελέγχει σε πραγματικό χρόνο την κατάθεση του αιτήματος του φοιτητή για λήψη συγγραμμάτων μόνο μαθημάτων που έχει δηλώσει. Επιπλέον υπάρχει έλεγχος για αποτροπή αφαίρεσης μαθήματος από δήλωση, σε περίπτωση που ο φοιτητής έχει κάνει αίτημα λήψης συγγράμματος για αυτό.

Όταν τελικά κλείσει η περίοδος δηλώσεων οριστικοποιείται η δήλωση μαθημάτων του φοιτητή.

Πρόγραμμα Διδασκαλίας και Απουσίες

Οι διδάσκοντες έχουν τη δυνατότητα να βλέπουν και να κατεβάζουν τη λίστα φοιτητών για τα μαθήματά τους. Η λίστα προσφέρει δυνατότητες αναζήτησης, προβολής ανά τμήμα (όπου υπάρχει τμήμα μαθήματος), λήψη λίστας σε αρχείο XLS με όλους τους φοιτητές ή μόνο με τα φιλτραρισμένα αποτελέσματα της λίστας. Για τα μαθήματά τους διδάσκοντες και φοιτητές έχουν τη δυνατότητα προβολής του προγράμματος διδασκαλίας (και δυνατότητα εξαγωγής του) καθώς επίσης έχουν άμεση εικόνα για τα επόμενα προγραμματισμένα μαθήματα στην αρχική σελίδα (Dashboard). Μέσα από την προβολή μιας συγκεκριμένης προγραμματισμένης διδασκαλίας ή εξέτασης μαθήματος, προσφέρεται στον διδάσκοντα η δυνατότητα να σημειώσει τις απουσίες των φοιτητών στο μάθημα.

Εξετάσεις και Βαθμολογία

Κατά τη διάρκεια ακαδημαϊκής περιόδου, η Γραμματεία δημιουργεί τις νέες Εξετάσεις για τα μαθήματα που διδάσκονται και θα εξεταστούν στο τέλος της περιόδου, ώστε οι διδάσκοντες που ορίζονται ως Εξετάζοντες να μπορέσουν να προετοιμάσουν την Εξεταστική του μαθήματος. Υποστηρίζεται ειδική λειτουργία για κύρια και επαναληπτική Εξέταση σε κάθε ακαδημαϊκή περίοδο, ενώ προβλέπεται και Εξεταστική Σεπτεμβρίου που συνδέεται με όλες τις περιόδους διδασκαλίας του έτους και επιτρέπει την εξέταση όλων των φοιτητών που έχουν πάρει το μάθημα, αλλά δεν το έχουν περάσει. Επίσης υποστηρίζεται δήλωση πρόθεσης συμμετοχής σε εξετάσεις που μπορεί να είναι προαιρετική για τη συμμετοχή τους, αλλά εξυπηρετεί σε θέματα συναίνεσης νομικού πλαισίου από τους φοιτητές και σε θέματα έγκαιρης ενημέρωσης του διδάσκοντα για τον αριθμό των εξεταζομένων, ώστε να προετοιμάσει αντίστοιχα χώρους εξέτασης σε αίθουσες ή πόρους σε συστήματα ηλεκτρονικής εξέτασης.

Στη συνέχεια η Γραμματεία ορίζει περίοδο υποβολής βαθμολογίας και ανοίγει τη δυνατότητα στους διδάσκοντες να κατεβάσουν κενά βαθμολόγια, με λίστες φοιτητών που έχει προετοιμάσει αυτόματα το σύστημα, βάσει της εγγραφής τους σε Τάξη και μη επιτυχούς προηγούμενης εξέτασης. Όσο η περίοδος υποβολής βαθμολογίας είναι ανοιχτή, οι διδάσκοντες μπορούν να καταθέσουν διαδοχικά βαθμολόγια, είτε τμηματικά, είτε για το σύνολο των εξεταζόμενων φοιτητών τους, λαμβάνοντας αποδεικτικό υποβολής με κωδικό επαλήθευσης περιεχομένου (content hash). Επίσης μπορούν να αντικαθιστούν και να αφαιρούν βαθμούς που έβαλαν με προηγούμενη υποβολή. Υπάρχει ειδική υποστήριξη για συνδιδάσκοντες στην ίδια εξέταση, με ενημέρωσή για υποβολές που μεταβάλλουν προηγούμενους κατατεθειμένους βαθμούς. Όταν τελικά κλείσει η περίοδος υποβολής βαθμολογίας οριστικοποιείται η βαθμολόγηση της Εξέτασης.

Εφόσον το ίδρυμα επιθυμεί, οι υποβολές προστατεύονται με ηλεκτρονικές υπογραφές που μπαίνουν πάνω στο πρωτότυπο βαθμολόγιο που καταθέτει ο διδάσκοντας (υποστήριξη σε όλους τους browsers και σε όλα τα desktop OS), για να επιτύχουμε το μέγιστο βαθμό ασφάλειας, ακόμα και σε περιπτώσεις κακόβουλης ενέργειας από τους ίδιους τους χειριστές του συστήματος. Αρχειοθετούνται όλες οι υποβολές και είναι εφικτή η επιβεβαίωση της προέλευσης τελικού βαθμού πτυχίου, με ηλεκτρονική ιχνηλάτηση μέχρι τα ψηφιακά υπογεγραμμένα πρωτότυπα βαθμολόγια του διδάσκοντα, αλλά και τυχόν τροποποιήσεις από τη μεριά της Γραμματείας, που επίσης κατατίθενται με ηλεκτρονική υπογραφή.

Αιτήσεις και Πιστοποιητικά

Οι φοιτητές έχουν τη δυνατότητα υποβολής αιτήσεων προς τη γραμματεία τους για έκδοση πιστοποιητικού, για αλλαγή κατάστασης της φοίτησής τους και για οποιοδήποτε ειδικό ερώτημά τους. Τα αιτήματα πραγματοποιούνται μέσα από το περιβάλλον φοιτητή και εναλλακτικά από το περιβάλλον γραμματείας, αίτηση εκ μέρους του φοιτητή για εξυπηρέτηση ειδικών περιστάσεων (αδυναμία φοιτητή), αλλά και μαζικής διάθεσης πιστοποιητικών με πρωτοβουλία της Γραμματείας. Στα αιτήματα που έχει ενεργοποιηθεί η επιλογή, υποστηρίζεται και απαίτηση για ηλεκτρονική πληρωμή πριν την έκδοση πιστοποιητικού. Οι αιτήσεις παρέχουν τη δυνατότητα επικοινωνίας με αποστολή μηνύματος από τη γραμματεία προς τον φοιτητή με υποστήριξη και συνημμένων αρχείων.

Τα αιτήματα για έκδοση πιστοποιητικών εξυπηρετούνται από τη γραμματεία με αυτοματοποιημένο τρόπο (παραγωγή πιστοποιητικού από πρότυπα) είτε μεμονωμένα (για μία αίτηση) είτε μαζικά με επιλογή πολλαπλών αιτήσεων σε εκκρεμότητα. Αυτό εξυπηρετεί ιδιαίτερα τις Γραμματείες μειώνοντας το χρόνο εξυπηρέτησης στο ελάχιστον για περιόδους όπως η έναρξη φοίτησης και η ορκωμοσίες, που απαιτούν την μαζική έκδοση για εκατοντάδες φοιτητές. Το πιστοποιητικό όταν εκδίδεται οριστικά από τη γραμματεία, κλειδώνεται και καταχωρείται σε αρχείο, ενώ ταυτόχρονα δημοσιεύεται στο περιβάλλον του Φοιτητή, καθώς αποστέλλεται και ειδοποίηση στον φοιτητή για την παραλαβή του. Τα πιστοποιητικά τα οποία είναι συνδεδεμένα με πρότυπο αναφοράς προσφέρουν:

• αυτοματοποιημένη απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου της μορφής που επιλέγει η Γραμματεία και με δυνατότητα συνεργασίας με τρίτα συστήματα ΣΗΔΕ,
• κωδικό επαλήθευσης (QR code) που επιτρέπει έλεγχο γνησιότητας από τρίτους (Διευθύνσεις Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης, ΑΣΕΠ κ.α.) σε περίπτωση έντυπης διακίνησης, χωρίς μεσολάβηση και επιβάρυνση της Γραμματείας που το εκδίδει με χειροκίνητους ελέγχους, και
• ψηφιακή υπογραφή με χρονοσήμανση σε περίπτωση ηλεκτρονικής διακίνησης. Η ψηφιακή υπογραφή από προσωπικό της Γραμματείας υποστηρίζεται σε όλους τους browsers και όλα τα desktop OS, είτε με εξωτερική συσκευή (usb crypto-token/academic card), είτε με την υπηρεσία cloud signing της HARICA με χρήση ακόμα και two-factor authentication (OTP) και ενσωμάτωση αρχείου γραφικών για οπτική σήμανση υπογραφής. Η ειδική μέριμνα για μαζική υπογραφή εντός του συστήματος Γραμματείας ελαχιστοποιεί τον χρόνο εξυπηρέτησης και ολοκληρώνεται με ένα βήμα για σύνολο πιστοποιητικών, αντί της συνηθισμένης εξαγωγής μεμονωμένων αρχείων, χειροκίνητης υπογραφής ανά έγγραφο και επανεισαγωγής στο σύστημα, που θα απαιτούσε πολλαπλάσιο χρόνο.

Ανακήρυξη και Ορκωμοσίες

Η αυτοματοποιημένη διαδικασία ορκωμοσίας προσφέρει έναν εύκολο και γρήγορο τρόπο για τη διαχείριση όλων των επιμέρους εργασιών που απαιτούνται, στοχεύοντας στην καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση γραμματειών και φοιτητών. Οι γραμματείες έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν μια ορκωμοσία με τα στοιχεία της, συμπεριλαμβανομένου πληροφοριών για την εκδήλωση ορκωμοσίας, τα δικαιολογητικά που χρειάζεται να υποβάλλουν οι φοιτητές για να ανακηρυχθούν και να συμμετέχουν στην ορκωμοσία καθώς και τα πιστοποιητικά που θα λάβουν αυτόματα όλοι όσοι ορκιστούν.

Οι φοιτητές που έχουν συμπληρώσει τα ελάχιστα απαιτούμενα εξάμηνα φοίτησης μπορούν να δουν τις διαθέσιμες ορκωμοσίες του τμήματός τους και να δηλώσουν ότι θέλουν να συμμετέχουν. Η διαδικασία αίτησης για ορκωμοσία του φοιτητή περιλαμβάνει προβολή των προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και δυνατότητα υποβολής ηλεκτρονικά των απαραίτητων δικαιολογητικών. Αφού η γραμματεία ολοκληρώσει τους απαραίτητους ελέγχους, μπορεί να ανακηρύξει τον φοιτητή.

Με την ολοκλήρωση της ορκωμοσίας, παράγονται αυτόματα για όλους τους φοιτητές-συμμετέχοντες πιστοποιητικά (αυτά που ορίστηκαν από τη γραμματεία για τη συγκεκριμένη ορκωμοσία) τα οποία αφού υπογραφούν ψηφιακά από τη γραμματεία θα διατεθούν ηλεκτρονικά προς τους φοιτητές.

Οι φοιτητές μπορούν να παρακολουθούν την πορεία της αίτησης ανακήρυξης και ορκωμοσίας καθώς και να λαμβάνουν ηλεκτρονικά μέσα από το περιβάλλον Φοιτητή τα πιστοποιητικά που εκδίδει η γραμματεία αμέσως μόλις αυτά είναι διαθέσιμα. Για την καλύτερη εξυπηρέτηση των φοιτητών προσφέρεται πάντα προβολή των προϋποθέσεων πτυχίου καθώς και η πορεία του φοιτητή με ενδείξεις για το ποιες προϋποθέσεις πληρούνται. Η πρόοδος του φοιτητή ως προς τις προϋποθέσεις πτυχίου ανανεώνεται σε πραγματικό χρόνο καθώς εκπληρώνει τις φοιτητικές του υποχρεώσεις.

Αξιολόγηση Εκπαιδευτικού Έργου

Οι δυνατότητες που παρέχονται στο κομμάτι της συλλογής δεδομένων για την αξιολόγηση του εκπαιδευτικού έργου είναι:

• Καταχώρηση πληροφοριών από τον διδάσκοντα για το περίγραμμα μαθήματος με πληροφορίες για τα αντικείμενα του μαθήματος, τον τρόπο και τη γλώσσα διδασκαλίας, τα συγγράμματα, τη σύνδεση με το elearning URL του μαθήματος κ.α.
• Καταχώρηση προσωπικού προφίλ διδάσκοντα με πληροφορίες για βιογραφικό, δημοσιεύσεις, διδακτικό και ερευνητικό, με δυνατότητες άντλησης από το ιστορικό του συστήματος και πληροφοριών από τρίτα συστήματα
• Καταχώρηση αξιολόγησης μαθήματος και διδάσκοντα από τους φοιτητές που συμμετέχουν

Στο κομμάτι της δημιουργίας αναφορών ποιότητας από τα παραπάνω δεδομένα, αξιοποιούνται τα εργαλεία δημιουργίας αναφορών και visualization που ενσωματώνονται στην πλατφόρμα (Report Generator και BI tools) για να καλύψουν τις εξειδικευμένες ανάγκες που έχουν οι Αναφορές Αξιολόγησης σε επίπεδο Διδάσκοντα, Μαθήματος, Ακαδημαϊκού Τμήματος και Ιδρύματος.

Υπηρεσίες Φοιτητικής Μέριμνας

Η εφαρμογή σίτισης και στέγασης αποτελεί μέρος της πλατφόρμας UniverSIS. Πρόκειται για ένα περιβάλλον που δίνει την δυνατότητα στους φοιτητές των προπτυχιακών και μεταπτυχιακών προγραμμάτων σπουδών να καταχωρήσουν ηλεκτρονικά την αίτηση τους για Σίτιση και Στέγαση, ενώ υπάρχει πρόνοια για αντίστοιχες αιτήσεις για υπηρεσίες Υγειονομικής Περίθαλψης και Ασφάλισης.

Η πιστοποίηση του φοιτητή γίνεται με τον ακαδημαϊκό λογαριασμό του και χρησιμοποιούνται τα δεδομένα φοίτησης που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα ηλεκτρονικής γραμματείας.

Μέσα από ένα εύχρηστο περιβάλλον ο φοιτητής έχει τη δυνατότητα να καταχωρεί τα απαιτούμενα δικαιολογητικά με κάθε αίτηση. Τα δικαιολογητικά διακρίνονται σε υποχρεωτικά και προαιρετικά και μπορούν να αποτελούνται από ένα ή περισσότερα συνοδευτικά έγγραφα ανά απαίτηση. Επίσης παρέχεται η δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων που δεν υπάρχουν στη καρτέλα του φοιτητή (όπως το συνολικό εισόδημα, αριθμός αδελφών κ.α.).

Στο περιβάλλον διαχείρισης δίνεται η δυνατότητα έγκρισης ή απόρριψης της αίτησης του φοιτητή ενώ υπάρχει και η δυνατότητα απόρριψης μεμονωμένων κριτηρίων που χρησιμοποιούνται κατά την εξέταση της αίτησης του φοιτητή.

Εγγραφή Φοιτητών Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών ΠΣ

Για τη διευκόλυνση του προσωπικού Γραμματειών στην εισαγωγή νέων φοιτητών, πέρα από το απλό σενάριο μεμονωμένης εισαγωγής ενός φοιτητή, προσφέρονται δύο επιπλέον δυνατότητες.

Η πρώτη δυνατότητα αφορά το σενάριο εισαγωγής φοιτητών σε προπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών (ΠΠΣ) με εισαγωγή λίστας φοιτητών από αρχείο. Η γραμμογράφηση του αρχείου απαιτεί συγκεκριμένες πληροφορίες, για την αρχικοποίηση της καρτέλας Φοιτητή: τα στοιχεία επικοινωνίας του, το επιθυμητό πρόγραμμα σπουδών (ΠΣ) κ.α. και θέτει την κατάσταση φοίτησης σε Προεγγραφή, δηλαδή ένα στάδιο πριν την οριστική εγγραφή του. Στη συνέχεια η Γραμματεία ενεργοποιεί την αποστολή μηνύματος στον υποψήφιο φοιτητή μέσω διαφορετικών καναλιών (email, SMS) με οδηγίες για την πρώτη είσοδό του στο σύστημα, που επιτρέπει την επικαιροποίηση των στοιχείων του και την υποβολή δικαιολογητικών που η Γραμματεία απαιτεί για να εγκρίνει την εγγραφή του. Η Γραμματεία ελέγχει τα δικαιολογητικά και ολοκληρώνει την εγγραφή και την ένταξη του φοιτητή στο ΠΣ με κατάσταση φοίτησης **Ενεργή **. Με την εγγραφή του ο φοιτητής αποκτά και κανονικό λογαριασμό για πλήρη πρόσβαση στο περιβάλλον Φοιτητή.

Η δεύτερη δυνατότητα αφορά το σενάριο εισαγωγής φοιτητών σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών (ΠΜΣ), αλλά και εισαγωγή με κατατακτήριες εξετάσεις, όπου οι υποψήφιοι δεν είναι εκ των προτέρων γνωστοί και καλούνται να εκδηλώσουν το ενδιαφέρον τους για εγγραφή σε συγκεκριμένο ΠΜΣ της επιλογής τους. Και σε αυτή την περίπτωση καταθέτουν δικαιολογητικά που μπορεί εν συνεχεία να ελέγξει η Γραμματεία και αφού μεσολαβήσει διαδικασία αξιολόγησης των υποψηφίων, να ολοκληρώσει την εγγραφή των επιλεγμένων φοιτητών, ενημερώνοντας το σύνολο των υποψηφίων.

Γραμματεία Τμήματος και Κεντρική Γραμματεία Ιδρύματος

Το κύριο σενάριο που τα περισσότερα ιδρύματα αξιοποιούν για τη διαχείριση Μαθημάτων, Διδασκόντων, Προγραμμάτων Σπουδών, Φοιτητών κλπ. είναι η κλασσική διαχείριση όλων των θεμάτων από το προσωπικό της Γραμματείας Τμήματος.

Οι δυνατότητες όμως που μας προσφέρει το Σύστημα Διαχείρισης Χρηστών στη δημιουργία ειδικών ρόλων και χρηστών με ορισμό δικαιωμάτων πρόσβασης σε πολύ συγκεκριμένες ενέργειες, όπως ορίζουν οι ανάγκες του Ιδρύματος, μπορεί να εξυπηρετήσει επιπλέον σενάρια. Μερικά παραδείγματα είναι:

• Προσωπικό Γραμματείας με μειωμένα διαχειριστικά δικαιώματα, ειδικά για εξυπηρέτηση της καθημερινής έκδοσης πιστοποιητικών, χωρίς τη δυνατότητα επέμβασης σε επίπεδο καρτέλας φοιτητή, δηλώσεων, μαθημάτων και προγραμμάτων σπουδών.
• Προσωπικό Γραμματείας με αυξημένα διαχειριστικά δικαιώματα, για αποκλειστική πρόσβαση στη διαμόρφωση προγραμμάτων σπουδών και διαχείριση παραμέτρων μαθημάτων
• Προσωπικό Κεντρικής Γραμματείας Σχολής ή Ιδρύματος με πρόσβαση σε δεδομένα παραπάνω του ενός Τμήματος και Προγραμμάτων Σπουδών, ή οριζόντια για όλο το Ίδρυμα, ώστε να εξυπηρετεί το σύνολο των φοιτητών ή το σύνολο των διδασκόντων με παραμετροποίηση των ενεργειών στις οποίες αποκτά πρόσβαση, π.χ. εξαγωγή πιστοποιητικών, διαχείριση δηλώσεων μαθημάτων, ή διαχείριση υποβολών βαθμολογίας, κ.ο.κ
• Προσωπικό Φοιτητικής Λέσχης, Φοιτητικών Εστιών, Κεντρικής Βιβλιοθήκης με πρόσβαση σε περιορισμένο προφίλ δεδομένων του Φοιτητή για εξυπηρέτηση μόνο του πολύ συγκεκριμένου ρόλου της υπηρεσίας τους, π.χ. για διαχείριση των αιτήσεων φοιτητικής μέριμνας, ή για διεκπεραίωση εργασίας που τους ανατίθεται στη διαδικασία ορκωμοσίας, κ.α.